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Olá...
Um dos grandes problemas hoje em dia nas empresas, são os
excessos de reuniões. Tudo se torna reuniões, apareceu uma situação, lá
vamos nós para as reuniões.
Pesquisa feita pela TriadPS (www.triadps.com)
uma empresa com 100 funcionários gasta em média R$ 500.000,00 reais com
reuniões improdutivas, faça as contas na sua empresa.
Muitas dessas reuniões são improdutivas, pelo simples motivo
de não se saber exatamente por que foram convocadas, e o pior, que pessoas
deveriam ser chamadas, ou seja, não se faz o Planejamento, saem fazendo,
levam horas e são fechadoas em nenhum "resultado", marca-se oytra
para resolver o que deveria ser resolvido na primeira.
Veja o vídeo abaixo e depois leia o texto, suas reuniões
estão sendo assim?
"Reunião é: reunir pessoas
para tomada de decisão"
Depois deste conceito, comecei a repensar minhas reuniões, a
primeira pergunta que faço pra mim é:
"Qual decisão irei tomar com esta reunião, depois
disso, que são as pessoas que estarão envolvidas"
Ficou mais fácil de definir e decidir o que quero em uma reunião.
Um outro ponto interessante que li no livro "Estou em Reunião" do
autor Christian Barbosa, que melhor que ter uma pauta é ter um objetivo,
com ele definido, aí sim faço a pauta da reunião.
Dia desses me vi em uma determinada situação:
"Um determinado empreendedor iria fazer uma reunião
de comida de rabo, esse
foi o tema que ele me confidenciou, iria chamar a atenção de todos por um
erro que havia acontecido na empresa..."
Eu, com todo carinho e respeito ao empreendedor disse:
- Posso lhe fazer três perguntas?
ele - Claro, fique a vontade!
eu - Qual o objetivo dessa reunião
ele - Chamar a atenção de todos!!! (com ênfase na palavra
todos)
eu - E qual a decisão que será tomada?
ele - Que não aconteça mais!!!
eu - Última pergunta: Como será feito?
ele - Não sei!!!
Claro que ele não estava focado na solução e sim em chamar a
atenção de todos, despejar todo o seu descontentamento com o que havia
acontecido, iria gritar, esbravejar, bater a mão na mesa e pior atirando
para todo lado...
EU acredito que devemos mostrar nosso descontentamento, pois
somos os "donos" da empresa, mas nunca descarregar sentimentos,
eles ferem, e são improdutivos.
Pra mim o Empreendedor NUNCA é maior que o EMPREENDIMENTO,
devemos sim colocar nossas posições, nossas metas e nossos direcionamentos.
Conversando mais a fundo neste tema, sugeri que mudasse a
forma da reunião, seguindo o que li no livro de Christian Barbosa, e
refizemos toda a reunião baseada no método do livro "Estou em
Reunião".
Primeiro passo - Seria definir o objetivo, ou seja, a
reunião era para sair com um procedimento para que não ocorresse mais
aquele problema;
Segundo passo - Definir as pessoas para a reunião, as
que estavam envolvidas no problema e as que poderiam contribuir com a
solução;
Terceiro passo - Pauta (coloque tempo para a discussão -
assim todos focam):
1. Falar sobre o problema ocorrido e qual seu impacto na
empresa (ali passou-se o descontentamento) 20 min.
2. Um momento de brainstorm, levantar todas as situações
possíveis para a solução 30 min.
3. Filtrar as possíveis soluções e fechar com o grupo o
procedimento (neste momento você começa a compartilhar e o melhor, promove
o comprometimento entre as pessoas) 30 min.
4. Fechar o procedimento, validar e padronizar na empresa 20
min.
5. Fazer o encerramento parabenizando o grupo e enviando uma
cópia a todos os participantes 10 min.
Esta reunião leva em torno de 1h e 50 min. e sai com uma
solução.
Depois de uma semana encontrei o empreendedor e perguntei
sobre a reunião, ele falou feliz e positivamente sobre o resultado, o grupo
saiu satisfeito e criaram um padrão para as suas reuniões, hoje ela é
mais produtiva, com resultados compartilhados e com os participantes
comprometidos.
Fica a dica, pense sempre que a Empresa não pode sofrer pela
sua Emoção, lembre-se que os recursos financeiros para os seus desejos saem
dela...
Forte abraços e até o próximo post...
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